宴请对宾客来说是一种礼遇，举办者必须根据有关礼节、礼仪组织好。
确定宴请的目的、名义、范围和形式
宴请的目的是多种多样的，可以为某个人也可以为某一事件，如为庆祝节日、纪念日，为展览会开幕、闭幕，为某工程的动工、竣工等。
名义主要依据主客双方的身份而确定，也就是说主客身份应该对等。邀请主宾携夫人出席，主人若已婚，一般以夫妇名义发出邀请。我国大型正式活动以一人名义发出邀请。日常交往小型宴会则根据具体情况以个人名义或夫妇名义出面邀请。
范围是指请哪些方面人士，请到哪一级别，请多少人，主人一方请什么人出来作陪，这都要考虑各方面因素，如宴请的性质、主宾的身份、国际惯例，还要考虑当前的政治气候等，各方面都要想到，不能只顾一面。邀请范围与规模确定之后，即可草拟具体邀请名单，被邀请人的姓名、职务、称呼以及对方是否有配偶等都要准确。多边活动尤其要考虑政治关系，对政治上相互对立的国家是否邀请其人员出席同一活动要慎重考虑。
形式在很大程度上取决于当地的习惯做法。一般来说，正式的、规格高的宴请，人数少以宴会为宜，人数多则以冷宴或酒会更为合适。妇女界的活动多用茶会。目前，各国礼宾工作都在简化，宴请范围趋向缩小，形式也更为简便，酒会、冷宴会被广泛采用，而且中午举行的酒会往往不请配偶。少数国家招待国宾宴会只请身份较高的陪同人员，不请随行人员。我国也在进行改革，提倡多举行冷餐会和酒会以代替宴会。
确定宴请时间、地点
时间应对主宾双方都合适，注意不要选择对方的重大节日、假日、有重要活动或禁忌的日子宴请。如对信奉基督教的人士不要选13号或星期五，伊斯兰教在斋日内白天禁食，宴请宜在日落进行。重大宴请活动时间要与主宾单位商定，小型宴请要征询主宾意见，可口头当面约请，亦可用电话联系。主宾同意后，时间即被认为最后确定，可以按此约请其他宾客。
官方隆重活动的地点一般安排在政府议会大厦或宾馆内举行，其余则按活动性质、规模大小、主人意愿以及实际可能而定，选定场所要容得下全体人员。举行小型正式宴会，在可能条件下，宴会厅外另设休息厅，供宴会前简短交谈用，待主宾到达后一起进宴会厅入席。
邀请
各种宴请活动，一般均发请柬，这既是礼貌，也是对客人的提醒备忘。便宴经约定后，可发也可不发请柬。工作进餐一般不发请柬。有些国家邀请最高领导人作为主宾参加的活动，需单独发邀请信，其他宾客发请柬。
请柬一般提前一周至两周发出（有的地方须提前一个月），以便被邀请的人及早安排。已经口头约妥的活动，仍应补送请柬，在请柬右上方或左下方注上“备忘”(To remind)字样。需安排座位的宴请活动，为确切掌握出席情况，往往要求被邀请者答复能否出席。遇此，请柬上一般用法文缩写注上R、S、V、P（请答复）字样。如只需不能出席者答复，则可注上Regretsonly（因故不能出席请答复）并注明电话号码，亦可以在请柬发出之后，用电话询问能否出席。
在请柬信封上，被邀请的人姓名、职务要书写清楚准确。国际上习惯对夫妇两人发一张请柬，在我国国内遇有需要凭请柬入场的场合要每人一张。正式宴会最好能在发请柬之前排好席次，并在信封上角注明席次号。请柬发出后及时落实出席情况，准确记载，以安排并调整席位。即使是不安排席位的活动，也应对出席率有所估计。
订菜
宴请的酒菜根据活动形式和性质，在规定的预算标准以内安排。选菜不应以主人的爱好为准，主要考虑主宾的爱好与禁忌。如伊斯兰教用清真席，甚至不用任何含酒精的饮料；印度教徒不能用牛肉；佛教僧侣和一些教徒吃素；也有因身体原因不能吃某种食品的。如果宴会上有个别人有特殊需要，也可单独为其上菜。大型宴请则应照顾到各个方面。菜肴道数和分量都要适宜，不要简单地认为海味名贵而泛用，其实不少外国人并不喜欢，特别是海参。在地方上宜用有地方特色的食品招待，用本地产的名酒，不宜到处用茅台。无论哪一种宴请，事先均应开列菜单，并征求主管负责人的同意。获准后，如果是宴会，即可印制菜单，菜单一桌两三份，至少一份，讲究的也可以每人一份。
席位安排
正式宴会一般均排席位，有的可以只排部分客人的席位，其他人只排桌次或自由入座。无论采用哪种做法，都要在入席前通知到每个出席者，使大家心中有数，现场还要有人引导。大型宴会，最好是排座位，以免混乱。
国际上的习惯，桌次高低以离主桌位置远近而定，右高左低。桌数较多时，要摆桌次牌。同一桌上，席位高低以离主人的座位远近而定。国外的习惯，男女穿插安排，以女主人为准，主宾在女主人右上方，主宾夫人在男主人右上方。我国习惯按个人本身职务排列以便于谈话，如夫人出席，常常把女方排在一起，即主人位置可以与主桌主人位置同向，也可以以面对主桌的位置为主位。
礼宾次序是排席位的主要依据。在排席位之前，要把经过落实出席的主、宾双方名单分别按礼宾次序开列出来。除了礼宾顺序之外，在具体安排席位时，还需要考虑其他一些冈素。多边的活动需要注意客人之问的政治关系，政见分歧大、两国关系紧张的，尽量避免排在一起。此外，适当照顾各种实际情况，如身份大体相同、使用同一语言、或属同一专业者可以排在一起。译员一般安排在主宾的右侧，在以长桌做主宾席时，译员可以考虑安排在对面，便于交谈。但一些国家忌讳以背向人，译员的座位则不能作此安排。在这种情况下，用长桌做主宾席时，主宾席背向群众的一边和正面第一排桌背向主宾席的座位均不安排坐人。在许多国家，译员不上席，为便于交谈，译员坐在主人和主宾的背后。
在国际交往时，安排座位遇特殊情况亦可灵活处理。如遇主宾身份高于主人，为表示对他的敬重，可以把主宾摆在主人的位置上，而主人则坐在主宾位置上，第二主人坐在主宾的左侧，但也可按常规安排。如果本国出席人员中有身份高于主人者，如部长请客，总理或副总理出席，可以南身份高者坐主位，主人坐身份高者左侧，但少数国家亦有将身份高者安排到其他席位上。主宾有夫人，而主人的夫人又不能出席，通常可以请其他身份相当的妇女作第二主人。如无适当身份的妇女出席，也可以把主宾夫妇安排在主人的左右两侧。席位排妥后要着手写座位卡，我方举行的宴会，中文写在上面，外文写在下面。卡片用钢笔或毛笔书写，字应尽量写得大些，以便于辨认。便宴、家宴可以不放座位卡，但主人对客人的座位也要有大致安排。
现场布置
宴会厅和休息厅的布置取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置应该严肃、庄重、大方，不要用红绿灯、霓虹灯装饰，可以少量点缀鲜花、刻花等。
宴会可以用圆桌，也可以用长桌或方桌。一桌以上的宴会，桌子之间的距离要适当，各个座位之间也要距离相等。如安排乐队演奏席间乐，不要离得太近，乐声宜轻，宴会休息厅通常放小茶几或小圆桌，与酒会布置类同。如人数少，也可按客厅布置。
冷餐会的菜台用长方桌，通常靠四周陈设，也可根据宴会厅情况，摆在房间的中间。如坐下用餐可摆四至五人一桌的方桌或圆桌，座位要略多于全体宾客人数，以便客人自由就座。
酒会一般摆小圆桌或茶几，以便放花瓶、烟缸、干果、小吃等。也可在四周放些椅子，供妇女和老人体弱者就座。
餐具的准备
宴请时餐具是十分重要的。如果以中餐宴请，就必备考究的中餐餐具，这才有中餐的风格，也是对客人的尊重。根据宴请人数和酒、菜的道数准备足够的餐具。餐桌上的一切用品都要十分清洁卫生，桌布、餐巾都应浆洗洁白并熨平。玻璃杯、酒杯、筷子、刀叉、碗碟，在宴会之前都应洗净擦亮。如果是宴会，应该准备每道菜撤换用的菜盘。
中餐用筷子、盘、碗、匙、小碟等。水杯放在菜盘上方，右上方放酒杯，酒杯数目和种类应与所上酒的品种数相同。餐巾叠成花插在水杯中或平放在菜盘上。宴请外国宾客除筷子外，还应摆上刀叉、酱油、醋、辣油酱等作料，通常一桌数份。公筷公勺应备有筷、勺座，一套摆在主人面前。餐桌上应备有烟缸和牙签。
西餐具摆设与中餐不同。西餐有刀叉、匙、盘、杯等。刀分食用刀、鱼刀、肉刀（刀口有锯齿，用以切牛排猪排）、奶油刀和水果刀。叉分为食用叉、鱼叉和龙虾又。匙有汤匙、茶匙。杯分为茶杯、咖啡杯，均为瓷器，并配小碟。水杯、酒杯多为玻璃制品，不同的酒使用的酒杯规格亦不相同，宴会上有几道酒就配几种酒杯。公用刀叉规格一般要大于食用刀叉。西餐具的摆法是正面放食盘（汤盘），左手放叉右手放刀。食盘上方放匙（汤匙及甜食匙），再上方放酒杯，从右起依次放置烈性酒杯（或开胃酒杯）、葡萄酒杯、香槟酒杯、啤酒杯（小杯）。餐巾插在小杯内或摆在食盘上，面包奶油盘放在左上方。吃正餐刀叉数目应与菜的道数相等，按上菜顺序由外至里排列，刀口向内。用餐时应按此顺序取用。撤盘时，一并撤去使用的刀叉。
宴请程序及现场工作服务
迎客时，主人一般在门口迎接。官方活动除男女主人外，还有少数其他主要官员陪同主人排列成迎宾行，通常称为迎宾线。其位置宜在客人进行存衣以后进入休息厅之前。与主人握手后，客人由工作人员引进休息厅，或直接进入宴会厅。有些国家在官方隆重场合，客人（包括本国客人）到达时，有专人负责唱名。主宾到达后，主人陪同进休息厅与其他客人见面。休息厅内有相应身份的人员照料客人，由服务人员送饮料。
主人陪同主宾进入宴会厅，全体客人就座，宴会开始，如宴会规模较大，可先请主桌外的客人先坐，贵宾席后入座。
如有正式讲话，各国安排讲话时间不尽一致。一般正式宴会可在热菜之后、甜食之前由主人讲话，接着由客人讲话，也有一入席双方即讲话的。冷餐会和酒会讲话时间则更灵活。
吃完水果，主人与主宾起立，宴会即告结束。外国人的日常宴请在女主人为第一主人时，往往以她的行动为准。入席时女主人先坐下，并由女主人招呼客人开始就餐。餐毕，女主人起立，邀请女宾与之共同退出宴会厅，然后男宾起立，随后进入休息厅或留下吸烟（吃饭过程中一般是不吸烟的），男女宾客在休息厅会齐，即上茶（或咖啡）。
主宾告辞时，主人把主宾送至门口。主宾离去后，原迎宾的人员顺序排列，与其他客人握手告别。
家庭便宴较随便，没有迎客线。客人到达，主人主动趋前握手。如主人正与其他客人交谈，未发现客人到来，则客人应前去握手问候。饭后如无余兴，即可陆续告辞。通常男客人与男主人告别，女宾与女主人告别，然后交叉，再与家庭其他成员握别。
工作人员应提前到现场检查准备工作。如果是宴会，事先要把座位卡及菜单摆上。席位的通知，除在请柬上注明外，大型宴会还应在宴会厅前陈列宴会简图，图上注明每个人的座位，或印出全场席位示意图，标出出席者位置发予本人。如有讲话，要落实讲话稿。通常双方事先交换讲话稿，举办宴会的一方先提供。代表团访问，欢迎宴会东道国先提供，答谢宴会则由代表团先提供。双方讲话由何人翻译，一般要事先谈妥。