商务宴上的礼仪


  1.商务邀约礼仪

  在商务宴会或酒会中,因为各种各样的实际需要,商务人员必须对一定的 交往对象发出约请,邀请对方出席某项活动,或是前来我方做客。这类性质的活 动,在商务礼仪中称之为邀约。

  在民间,邀约有时还被称为邀请或邀集。站在交际这一角度看待邀约,它实 质上乃是一种双向的约定行为。当一方邀请另一方或多方人士,前来自己的所在 地或者其他某处地方约会,以及出席某些活动时,主办方不能仅凭自己的一厢情 愿行事,而是必须取得被邀请方的同意。作为邀请者,不能不自量力,邀请地位 高不可及的人士,既麻烦别人,又自讨没趣。作为被邀请者,则需要及早地作出 合乎自身利益与意愿的反应。不论是邀请者,还是被邀请者,都必须把邀约当 做一种正规的商务约会来看待,绝对不可以掉以轻心。

  对邀请者而言,发出邀请如同发出一种礼仪性很强的通知一样,不仅要求合 乎礼仪,以期取得被邀者的良好回应,而且还必须使之符合双方各自的身份,以 及双方关系的现状。

  在一般情况下,邀约有正式与非正式之分。正式的邀约,既要讲究礼仪,又 要设法使被邀请者备忘,因此多采用书面形式。非正式的邀约通常是以口头形式 来表现的。相对而言,它要显得随便一些。

  正式的邀约,有请柬邀约、书信邀约、传真邀约等具体形式,它适用于正式 的商务交往中。非正式的邀约,也有当面邀约、托人邀约、打电话邀约等不同的 形式。它多适用于商界人士非正式的接触中。前者可统称为书面邀约,后者则可 称为口头邀约。

  根据商务礼仪的规定,在比较正规的商务往来之中,必须以正式的邀约作为 主要形式。因此,有必要对它作出较为详尽的介绍。

  在正式邀约的诸多形式之中,档次最高也最为商界人士常用的当属请柬邀 约。凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式,如宴会、纪念会、发布会、单位 的开业仪式等,只有采用请柬邀请嘉宾,才会被人视为与其档次相称。

  请柬又称请帖,一般由正文与封套两部分组成。不管是购买印刷好的成品请帖,还是自行制作请帖,在格式上、行文上,都应当遵守成规。

  请柬正文的用纸大都比较考究。它多用厚纸对折而成。以横式请柬为例,对 折后的左面外侧多为封面,右面内侧则为正文的行文之处。封面通常采用红色, 并标有“请柬” 二字。请柬内侧,可以同为红色,也可采用其他颜色。在请柬上 亲笔书写正文时,应采用钢笔或毛笔,并选择黑色、蓝色的墨水或墨汁。红色、 紫色以及其他鲜艳的墨水,则不宜采用。

  在请柬的行文中,通常必须包括活动形式、活动时间、活动地点、活动要求、联络方式以及邀请人等内容。比如:

  谨订于X X年X X月X X日下午一时于本市金马大酒店水晶厅举行X X集团 公司成立六周年庆祝酒会,敬请届时光临。

  联络电话X X X X X X X X

  备忘

  在请柬的左下方注有“备忘” 二字,意在提醒被邀请者届时毋忘。在国际 上,这是一种习惯的做法。西方人在注明“备忘”时,通常使用的是同一个意思 的英文缩写“P.S.”。

  注意以上范文,你可能会发现其中邀请者的名称在行文时没有在最后落款, 而是体现于正文之中。其实,把它落在最后,并标明发出请柬的日期,在商务交 往中也是允许的。

  另外,被邀请者的“尊姓大名”没有在正文中出现,这是因为姓名一般已在 封套上写明白了。要是“不厌其烦” ±也在正文中再写一次,也是可以的。在正文 中,“请柬” 二字可以有,也可以没有。

  下面是被邀请者与邀请者名称单独分列的请柬正文范例。

  请東

  尊敬的XXX先生:

  x x月x x日下午x x时为x x x小姐饯行,席设本市北京路8号德大西茶社,恭请光临

  联系电话:xxxxxxxx

  XXX谨订

  在对外交往中使用的请柬,应采用英文书写。在行文中,全部字母均应大 写,不分段,不用标点符号,并采用第三人称,这是习惯做法。

  在请柬的封套上,被邀请者的姓名要写清楚,写端正。这是为了向对方示 敬,也是为了确保它被准时送达。

  以书信为形式对他人发出的邀请,叫做书信邀约。比之于请柬邀约,书信邀 约显得要随便一些,故此它多用于熟人之间。用来邀请他人的书信,内容自当以 邀约为主,但其措词不必过于拘束。它的基本要求是言简意赅,说明问题,同时 又不失友好之意。可能的话,它应当打印,并由邀请人亲笔签名。比较正规一些 的邀请信,有时也叫邀请书或邀请函。

  2.答复礼仪

  受邀请而及时答复,是起码的礼节。复信要写得热情、诚恳、简洁。对正式 邀请,通常用第三人称答复,不用签名,文字简短;对非正式邀请,作书面答复 时,通常用第一人称,要签名,而且要有一个较大段落,或分成几小段。包括感 谢对方的邀请;愉快地接受对方的邀请;表达期待应邀赴约的心情。

  如果你不想出席此次宴会,也要及时予以回复。婉拒邀请的书信总的要求是 要写得简洁明了而婉转,不给人被拒绝的感觉。对于正式邀请的谢绝,一般用第 三人称写,或由秘书代写,不必签字;对于非正式邀请的谢绝,一般用第一人称 写,并要签名。其内容包括:首先感谢对方盛情邀请,并对不能应邀赴约表示遗 憾,再简单陈述不能应邀的理由,最后表示相信今后一定会有机会见面,或向邀 请人致以问候。

  有些人参加酒会、茶会,当中途准备离去时,会一一问他所认识的每一个人 要不要一块儿走。结果本来热热闹闹的场面,被他这么一鼓动,一下子便提前散 场了。这种闹场的事,最难被宴会主人谅解,一个有风度的人,千万不要犯下这 种错误。