迎宾宴的参加者往往由宴请者（东道主组织> 和赴宴者（应邀的内外公众> 组成。宴请者根据活动的目的、内容、经费、人员数量等确定宴会的规模和 规格。
迎宾宴会的礼仪具体包括宴会前期准备工作和宴请的礼仪两个方面：
1.宴会前期准备工作
(1)确定宴会的宴请形式、规模、规格。
(2)确定主持人。主持人必须有一定的组织能力、交际能力、表达能力和控 制能力。
(3)确定宴会的时间、地点，并准备好请柬。
(4)确定邀请的对象、范围，并及时发出请柬。邀请的对象必须是与本组织 或与本次宴会有直接利益关系的代表人物参加，既不要遗漏，也不能随便乱请。 参加宴会者的身份应该相当，否则会使宾客感到有点“滥竽充数”。邀请对象一 旦确定，就必须马上发请柬，以免误时误事。通常应提前一周左右将请柬发出， 以便于客人及早安排和回复。
(5)订菜。订菜应尽量适合宾客的口味，尽量考虑宾客的年龄、性别、风俗 习惯、健康状况等，尤其要注意各民族不同的饮食习惯。菜单一经确定，即可印 制。菜单可一桌一份或两份，也可每人一份做纪念。
(6)安排好桌次和席位。正式宴会和比较讲究的一般宴会都需安排好桌次和 席位。按照国际上习惯，桌次高低以离主桌位置远近而定，一般是右高左低，桌 数多是安排桌次牌。
正式宴会一般都事先安排好席位座次，并且要在入席前通知每一位出席者。 在安排席位时应注意以下几点：
①以主人为中心。若有女主人出席，则以主人和女主人为中心，以靠主人位 置远近来体现主次。
②以右为上。即主人的右手位置是最主要位置。
③把主宾和主宾夫人安排在显要位置。按国际惯例，主宾常安排在女主人右。
④夫妇一般不相邻而坐。西方国家习惯上把女主人安排在男主人对面，男女穿插安排。女主人通常面向上菜的门，是宴会的中心位置。我国和其他一些国家 一般都以男主人为中心，将主宾夫妇分别安排在男主人的右边和左边，女主人则 安排在女主宾的左边。
⑤在涉外交往中，翻译人员一般安排在主宾的右边，以便于翻译。
⑥主宾双方人员应穿插安排，并注意礼宾次序。如遇特殊情况，如某人本该 出席因故未出席，而座次已事先排好，此时应灵活调整。
2.宴请的礼仪
在宴会的组织和进行过程中，公共关系人员应注意一些礼节和行为规范。这 主要包括以下几个方面：
(1)迎接宾客。公共关系人员、主持人应提前到达宴会地点，在一切安排 就绪后，到门口准备迎宾。宾客到达时，作为主人应在门口热情相迎，问候、握 手、寒暄几句以示欢迎。
(2)引宾入席。公共关系接待人员指引来宾到事先指定的位置坐好。一般是 先引主宾，后引一般来宾依次入座。如果有女宾，则先引女宾后引男宾入座。如 若宴会规模较大，也可先将一般客人引入座位，然后引主宾入座。接待人员应将 椅子从桌子下面拉出，扶好后请客落座。
(3)上菜。主宾及大部分客人落座后便可上菜。上菜是从女主宾开始的。如 果没有女主宾则从男主宾开始。上菜一般从主宾的左边上，饮料从右边上。新上 的菜要先放在主宾面前，并介绍名称。如果上全鸡、全鱼菜时，应将其头部对准 主宾或主人。宴会行将开始时，为所有的来宾斟酒。
(4)祝酒。主持人宣布宴会正式开始后，东道主的主人致祝酒词，接着是全 体干杯，然后由主宾致答谢词（一般宴会也可省略}。当主宾祝酒致词时，接待 人员和服务人员应停止一切活动，找一个适当位置站好，在干杯之后将酒斟满。
(5)主持人和主人应注意活跃会场气氛。主持人、主人、公共关系人员应抓 住时机，提出一些大家共同感兴趣的问题，引出话题，调动大家的积极性，使宴 会自始至终处于热烈、亲切、友好的气氛之中。作为主人，应适当向客人敬酒， 以示友好和尊重。
(6)送客。当主客双方酒足饭饱时，主人与主宾起立，大家随之，这时宴会即告结束。此时接待服务人员应将主宾等的椅子向后移动，方便主宾等客人离 座。当主宾及客人休息片刻准备告辞时，主人及东道主的接待服务人员应将其送 到门口，握手话别。